Работа организаций с наличными деньгами регламентируется Положением о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации, утвержденным Советом директоров Банка России (Протокол от 19 декабря 1997 г. N 47), Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным Решением Совета директоров Банка России от 22 сентября 1993 г. N 40 (с изменениями и дополнениями).
Порядок ведения кассовых операций предусматривает:
• наличие кассы и ведение кассовой книги;
• хранение свободных денежных средств в учреждениях банков;
• расходование наличных денег, полученных из банков, на цели, указанные в чеке;
• хранение наличных денег в кассах организаций в пределах лимитов, установленных обслуживающими их учреждениями банков по согласованию с руководителями организаций.
Исключение составляют денежные средства, взятые в банке на оплату труда работников, выплату пособий по социальному страхованию и стипендий. Денежные средства, предназначенные на эти цели, могут храниться в кассе организации в течение трех рабочих дней, включая день получения их в банке.
Прием наличных денег организациями при осуществлении расчетов производится с обязательным применением контрольно - кассовых машин.
Кассовые операции оформляются с использованием следующих унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88 (с изменениями и дополнениями) и согласованных с Минфином России и Минэкономики России:
• приходный кассовый ордер – форма № КО-1;
• расходный кассовый ордер – форма № КО-2;
• журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов - форма № КО-3;
• кассовая книга - форма № КО-4;
• книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств - форма № КО-5.
Предприятие получает наличные деньги из банка через кассира по чеку, выписанному на его имя. Факт получения денежных средств регистрируется при оформлении приходного ордера за подписью главного бухгалтера и кассира.
Кроме того, при поступлении в кассу денежных средств в случае продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг за наличный расчет лицу, внесшему деньги в кассу, выдается чек ККТ.
Наличные деньги из кассы предприятия выдаются по расходным кассовым ордерам.
Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем и главным бухгалтером организации. В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах (заявлениях, счетах и др.) имеется разрешительная подпись руководителя, его подпись на расходном кассовом ордере необязательна.
По истечении установленного срока выдачи средств на оплату труда кассир должен:
• в платежной ведомости против фамилии лиц, которым не произведены указанные выплаты, поставить штамп или сделать отметку от руки: «Депонировано»;
• составить реестр депонированных сумм;
• в конце платежной ведомости сделать надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом по платежной ведомости и скрепить надпись своей подписью. Если деньги выдавались не кассиром, а другим лицом, то на ведомости дополнительно делается надпись: «Деньги по ведомости выдавал (подпись)». Выдача денег кассиром и раздатчиком по одной ведомости запрещается;
• записать в кассовую книгу фактически выплаченную сумму и поставить на ведомости штамп: «Расходный кассовый ордер №...».
Депонированные суммы сдаются в банк, на сданные суммы составляется общий расходный кассовый ордер.
Приходные и расходные кассовые ордера до передачи их в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных документов. Расходные кассовые ордера, оформленные на оплату труда и другие приравненные к ней платежи, регистрируются после их выдачи.
Все поступления и выдачи наличных денег организации учитывают в кассовой книге. Каждое предприятие ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации.
Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом кассира. Первые остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.
Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.
Ведение кассовой книги в электронном виде регулируется п.25 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением совета директоров Банка России от 22.09.1993 № 40.
При условии обеспечения полной сохранности кассовых документов кассовая книга может вестись автоматизированным способом, при котором ее листы формируются в виде машинограммы «Вкладной лист кассовой книги». Одновременно формируется машинограмма «Отчет кассира». Обе машинограммы должны составляться к началу следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание и включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги. Нумерация листов кассовой книги в этих машинограммах осуществляется автоматически в порядке возрастания с начала года.
В машинограмме «Вкладной лист кассовой книги» последним за каждый месяц должно автоматически печататься общее количество листов кассовой книги за каждый месяц, а за календарный год - общее количество листов кассовой книги за год.
Кассир после получения машинограмм «Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира» обязан проверить правильность составления этих документов, подписать их и передать отчет кассира вместе с приходными и расходными кассовыми документами в бухгалтерию под расписку во вкладном листе кассовой книги.
В целях обеспечения сохранности и удобства использования машинограммы «Вкладной лист кассовой книги» в течение года хранятся кассиром отдельно за каждый месяц. По окончании календарного года (или по мере необходимости) эти машинограммы брошюруются в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации, и книга опечатывается.
При ведении регистров бухгалтерского учета на машинных носителях информации должна быть предусмотрена возможность их вывода на бумажные носители.
По окончании отчетного периода бухгалтерские регистры, сформированные с применением средств вычислительной техники, должны распечатываться на бумажных носителях и храниться организацией не менее пяти лет после отчетного года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.
Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера организации.
Кассир при поступлении на работу должен ознакомиться с правилами ведения кассовых операций (факт ознакомления должен подтвердить своей подписью) и заключить с администрацией организации договор о полной индивидуальной материальной ответственности за сохранность всех принятых им ценностей и за всякий ущерб, причиненный организации в результате как умышленных действий, так и небрежного либо недобросовестного отношения к своим обязанностям, в соответствии с Положением о материальной ответственности рабочих и служащих за ущерб, причиненный предприятию.
Руководители организаций обязаны оборудовать кассу и обеспечить сохранность денег в ее помещении, а также при доставке их из учреждения банка и сдаче в банк.
Учет наличных денежных средств в кассе ведется на основании кассовых документов на счете 50 «Касса». Приход средств в кассу показывается по дебету счета, а расход - по кредиту. При необходимости на счете 50 организация может открыть специальные субсчета для учета:
• наличных денежных средств в кассе организации в том числе для учета наличия и движения российской валюты, -50-1;
• для каждой используемой иностранной валюты, - 50-2;
• денежных документов - 50-3.
Примеры учета кассовых операций:
Содержание хозяйственной операции
Основание / Первичный
Документ
Отражено в учете
Дт счета
Кт счета
Поступила выручка от продаж
Приходный ордер
50
62-1
Поступил аванс согласно договору
Приходный ордер
50
62-2
Поступили наличные деньги
из банка
Приходный ордер
50
51
Выявлены излишки денежных средств
при инвентаризации кассы
