При расчетах с покупателями, выдаче подотчетных сумм, выплате зарплаты сотрудникам нужно обязательно соблюдать порядок работы с наличными деньгами. Кроме того, в балансе необходимо указать остаток денежных средств на конец 2006 года.
Кассовые правила
Согласно Указаниям Центробанка от 14 ноября 2001 г. № 1050-У, предельный размер операций с наличными деньгами между юридическими лицами по одной сделке установлен в 60 000 рублей. Следовательно, если стоимость договора выше утвержденного предела, то расчет наличными по нему запрещен. Кроме того, чиновники ФНС в письме от 30 августа 2006 г. № ММ-6-06/869@ обязали нижестоящие инспекции пользоваться разъяснениями Центробанка от 17 июля 2006 г. № 08-17/2540. Суть этого документа заключается в следующем. Наличные расчеты с индивидуальными предпринимателями также не должны превышать установленный лимит. Ранее этот вопрос не находил однозначного ответа. Так, в письмах УФНС по г. Москве от 23 января 2006 г. № 22-12/4732, от 21 ноября 2005 г. № 09-24/85819 налоговики признали, что данный предел не распространяется на порядок наличных расчетов между юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями. Следовательно, фирмы могли принимать наличные средства от частников в неограниченном количестве. В то же время в решении ВС от 26 февраля 2004 г. № ГКПИ 04-163 подчеркивается, что наличные расчеты между компаниями и предпринимателями, превышающие 60 000 рублей, должны производиться в безналичном порядке. При нарушении системы ведения кассовых операций на должностных лиц компании налагается штраф в размере от 4000 до 5000 рублей, а на фирму – от 40 000 до 50 000 рублей (ст. 15.1 КоАП). При этом из буквального толкования положений данной статьи можно сделать вывод, что привлечь к ответственности вправе только организацию. О наказании предпринимателя там ничего не сказано. Чтобы не выходить за пределы лимита кассы, можно выдавать сумму превышения кому-нибудь подотчет. А когда деньги понадобятся – оформить их как возврат неизрасходованных подотчетных сумм.
Поступление денег
Деньги поступают в кассу с банковских счетов компании, от покупателей, подотчетных лиц, сотрудников фирмы и учредителей. Приход наличных оформляют приходным кассовым ордером по форме № КО-1. Документ состоит из двух частей: приходного кассового ордера и отрывной квитанции к нему, которую выдают лицу, сдавшему деньги в кассу. Если суммы поступили из кредитного учреждения, то квитанцию прикладывают к банковским документам. Если компания занимается реализацией товаров и услуг за наличный расчет и в течение дня таких операций производится сразу несколько, то на всю сумму дневной выручки составляется один приходный ордер. Выписанный «приходник» нужно зарегистрировать в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов и подшить к отчету кассира. В бухгалтерском учете для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в кассах организации применяют счет 50. Поступление наличных отражают по дебету счета: Дебет 50 Кредит 62 – поступили деньги от покупателей; Дебет 50 Кредит 51 – поступили деньги с расчетного счета компании; Дебет 50 Кредит 71 – возврат подотчетных сумм.
Расход наличных
Выдача денег из кассы осуществляется на выплату заработной платы, премий, отпускных, больничных, предоставление подотчетных сумм сотрудникам, сдачу наличных в банк и выплаты поставщикам и учредителям. Такие операции оформляют расходным кассовым ордером. Помимо этого деньги можно выдавать по платежной или расчетно-платежной ведомости. Эти документы обычно составляют при выдаче зарплаты сотрудникам компании. Расход денег из кассы учитывают по кредиту счета 50. Бухгалтер делает следующие проводки: Дебет 70 Кредит 50 – выдана зарплата сотрудникам; Дебет 71 Кредит 50 – выдана сумма подотчет; Дебет 57 Кредит 50 – переданы деньги инкассаторам; Дебет 60 Кредит 50 – оплачена задолженность поставщику. Движение денежных средств отражают в кассовой книге, которая должна быть прошнурована, пронумерована, опечатана и заверена подписями руководителя и главного бухгалтера. Остаток наличных денежных средств – как в рублях, так и в валюте – на конец года следует отражать в балансе в строке 260. Кроме того, данную сумму заносят в форму № 4 «Отчет о движении денежных средств».
