Базовыми для системы бюджетного управления являются операционные бюджеты, на их основе производится расчет финансовых бюджетов. Связь между ними осуществляется посредством пересчета количественных показателей в суммовые (финансовые).
Спланированные объемы производства, потребления ресурсов, рассчитанные на основании норм или экспертных оценок техническими специалистами, пересчитываются экономистами через плановые цены в финансовые измерители.
Подразделения предприятия, которые занимаются закупками, производством и продажами, дополнительно планируют показатели среднего срока погашения задолженности по поставщикам и покупателям, объема незавершенного производства. Экономическая служба по этим данным корректирует количество и сумму необходимых ресурсов для текущей деятельности и формирует бюджет дебиторов и кредиторов. Финансовая служба (казначейство) рассчитывает денежные потоки и потребность в привлечении средств для покрытия кассовых разрывов. Если политика закупок и продаж уже утверждена и условия расчетов с покупателями и заказчиками не могут быть пересмотрены, то в затраты на ведение деятельности закладываются расходы на привлечение и обслуживание кредитов и займов.
Каждый операционный бюджет - результат серьезной аналитической работы по планированию. Он может быть разложен на большое количество вспомогательных форм, для которых будет результирующим отчетом.
Сколько всего должно быть бюджетов на предприятии? Общая схема составления бюджетов приведена на рисунке 7.1.
Каких-либо универсальных рекомендаций в данном случае не существует. При выборе количества бюджетов необходимо учитывать следующее. Если стоит задача дать каждому центру ответственности в управление собственную бюджетную форму, то число бюджетов должно быть не менее количества ЦФО. Тогда мы говорим о тотальном бюджетировании. Если нужно обеспечить только необходимый минимум бюджетных форм, то это может быть набор из трех основных бюджетов: доходов и расходов, движения денежных средств и бюджета по балансовому листу (или прогнозного баланса). Кстати, при тотальном бюджетировании эти три формы будут результирующими по всему предприятию.
На схемах мы приводим минимальный набор форм для получения логически взаимосвязанных с операционными финансовых бюджетов.
Данный набор форм может заполняться как централизованно (по предприятию в целом) на основе собранных данных, так и по каждому подразделению с дальнейшей консолидацией на уровень предприятия.
Почему минимальным набором форм является вышеназванный состав? Суть планирования - контроль за расходами и доходами предприятия. А эти три формы позволяют реализовать его достаточно полно, поскольку в них заложена логика взаимосвязей.
Увязка форм осуществляется на основе простых формул, например: Запасы в балансе на начало периода + Запасы, оплаченные в периоде - Материальные затраты в периоде = Запасы в балансе на конец периода.
Введя в баланс показатели незавершенного производства и авансов на конец периода, которые нельзя отследить по бюджету движения денежных средств и бюджету доходов и расходов, можно более точно определить потребность в денежных средствах и материальных ресурсах. Введя показатель дебиторской задолженности - более точно спрогнозировать поступление денежных средств от реализованной продукции, кредиторской - потребность в денежных средствах на платежи.
Кроме того, баланс, отчет о движении денежных средств и отчет о прибылях и убытках, взятые за основу для этих трех форм бюджетов, позволяют оценить три основных показателя деятельности предприятия: стоимость (финансовое состояние), платежеспособность и рентабельность.
Что касается структуры каждой отдельной формы, то обычно бюджет включает ключевые показатели эффективности работы того центра финансовой ответственности, который его составляет, а также прочие данные, необходимые для планирования деятельности предприятия в целом, но связанные с данным ЦФО. В отношении детализации стоит придерживаться золотой середины. Детализировать, как известно, можно до бесконечности. Но будут ли эти данные полезными? Поэтому в качестве отдельных статей целесообразно выделять только существенные, а несущественные группировать в «прочие». Определение существенности - на усмотрение предприятия. Как правило, критерий существенности устанавливается в суммовом выражении для предприятия в целом. Сумма несущественных статей (показателей) выбирается исходя из следующего:
- данные статьи (показатели) не влияют на принятие решений по управлению предприятием;
- компания способна профинансировать данные статьи без особых усилий и пересмотра бюджетов.
Кроме того, поскольку бюджетирование предполагает обязательный контроль достижения запланированного результата, детализация бюджетных показателей должна быть согласована с детализацией информации в учете.
Первым делом мы определяем состав бюджетных форм. Затем для каждой устанавливаем систему показателей и ЦФО, который будет с ней работать. Существенным моментом при этом является поддержка учетной программой разработанных бюджетных форм. Система бюджетов выступает для учетной системы постановщиком задач.
Кроме того, необходимо помнить, что бюджеты - это не только формы предоставления данных, но и инструмент планирования. Поэтому в обязательном порядке для них должны быть разработаны методики планирования содержащихся в них показателей.
Рисунок 7.1. Общая схема составления бюджетов
Для обеспечения бюджетной модели фактическими данными в систему бюджетирования из системы бухгалтерского учета передается следующая информация:
- обороты по счетам в разрезе утвержденной аналитики (согласно справочникам);
- объемы продаж;
- движение дебиторской задолженности;
- обороты по статьям затрат и видам расходов (основное производство, общехозяйственные, коммерческие, прочие расходы за период);
- цены на материалы;
- движение по складам;
- выбытие основных средств;
- амортизационные отчисления;
- движение кредиторской задолженности;
- кредитам и займам;
- прочие доходы и расходы
- движению денежных средств (счета 50, 51, 52, 55 и счета расчетов);
- остатки по счетам на начало и конец периода;
- и другие данные.
Для формирования бюджетов также необходимы данные по персоналу: штатное расписание в разрезе организационной структуры предприятия, оклады, премии и другим выплатам, фактические данные по заработной плате, фактическая численность персонала.
|
