Для подтверждения представительских расходов недостаточно иметь на руках первичные документы. Признание таких затрат также во многом зависит от того, как будут составлены внутренние документы организации. Их нужно правильно оформить, чтобы у налоговиков не возникло вопросов при проверке. Мы рассмотрим, какие документы понадобятся для обоснования представительских расходов. Все затраты в бухгалтерском и налоговом учете должны быть подтверждены оправдательными документами (ст. 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», ст. 252 НК РФ). Однако для представительских расходов одной бухгалтерской «первички» недостаточно. Нужны и внутренние распорядительные документы по организации. Подготовку таких документов можно условно разбить на три последовательных этапа. Это оформление: - общих документов; - документов, связанных с конкретным мероприятием; - оформление документов, подтверждающих фактическое расходование денежных средств.
Сначала годовая смета
Первый этап включает в себя составление сметы представительских расходов на отчетный год. Она утверждается протоколом общего собрания учредителей (акционеров) (ст. 33 Федерального закона от 08.02.98 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», ст. 48 Федерального закона от 26.12.95 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах»). После этого руководитель организации издает внутренние организационно-распорядительные документы. В них отражаются: - перечень лиц, имеющих право получать средства в подотчет на представительские расходы;
- порядок выдачи подотчетных сумм на такие расходы;
- порядок расходования подотчетных средств;
- документальное оформление и порядок списания подотчетных сумм по представительским расходам;
- нормы отдельных видов представительских расходов (примерная форма приказа по организации о представительских расходах приведена на этой странице).
Готовимся к мероприятию
Второй этап представляет собой оформление документов, связанных с конкретным мероприятием. Во-первых, это приказ руководителя о назначении ответственного за проведение официальной встречи (переговоров). Во-вторых, приказ о направлении приглашения на встречу. Этот документ обязательно должен содержать цель прибытия представителей сторонней организации. Например, проведение переговоров в рамках уже заключенного контракта либо установление новых деловых связей. В-третьих, нужно составить программу встречи с указанием даты, места, сроков проведения и количества приглашенных лиц и участников со стороны организации и со стороны приглашенных. Кроме этих документов в бухгалтерию должна быть представлена утвержденная руководителем смета представительских расходов для проведения данного мероприятия. Она составляется на основании применяемых в организации норм расходования средств на представительские траты. После утверждения такой сметы подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру выдаются деньги. Порядок контроля над расходованием и списанием средств также устанавливается приказом по организации.
Подводим итоги
Третий, и последний, этап предусматривает оформление документов лицом, ответственным за проведение деловой встречи. Это отчет о проведении мероприятия (приведен на этой странице), отчет о расходах по нему и авансовый отчет ответственного лица с оправдательными документами. Из подотчета деньги списываются, когда работник представит в бухгалтерию авансовый отчет и документы, подтверждающие понесенные расходы. По каждому случаю приема делегации нужно составить исполнительную смету (акт) по утвержденной руководителем форме. Этот документ должен содержать такие реквизиты, как дата, место и программа проведения деловой встречи, список участвующих лиц с обеих сторон, величина расходов. К нему прилагаются копии первичных документов, которые работник, ответственный за проведение мероприятия, сдал с авансовым отчетом. Если для проведения деловой встречи привлекаются сторонние организации, то также необходимы документы об оплате транспортных расходов, услуг переводчика, счета предприятий общественного питания. Н.С. Кулаева, консультант по налогам ЗАО «BKR Интерком-Аудит»
