У безналичной заработной платы есть свои преимущества. Организация таким образом упрощает расчеты по оплате труда, а у работников появляется возможность получения денег в любом месте и в удобное время. Но и подводных камней здесь достаточно. Избежать их можно, правильно оформив трудовые отношения с сотрудниками.
А.В. Илюшечкин, эксперт "УНП"
Первая проблема, с которой сталкиваются бухгалтеры, - как учесть в налоговом учете расходы на выплату заработной платы по безналу? А таких затрат много: открытие и обслуживание счетов работников, изготовление карточек (ведь во многих банках эта услуга платная). Поскольку работодатель производит эти расходы в пользу своих сотрудников, возникает вторая проблема. Нужно ли удерживать с доходов работников НДФЛ и платить ЕСН?
Договор расходам голова
Услуги банка по открытию и ведению зарплатных счетов фирма может оплатить сама либо возместить свои расходы за счет сотрудников. Конечно, при их согласии. Порядок распределения расходов нужно обязательно установить в трудовом или коллективном договоре (ст. 136 ТК РФ).
Итак, рассмотрим первый вариант - все расходы по безналичной зарплате несет организация. По нашему мнению, такие расходы можно учесть при налогообложении прибыли. Это позволяет сделать подпункт 25 статьи 255 НК РФ. Именно эта норма кодекса относит к оплате труда расходы, произведенные в пользу работников и предусмотренные трудовым или коллективным договором. А это как раз наш случай. Однако Минфин России думает иначе (письмо от 07.02.05 № 03-05-01-04/19).
Специалисты этого ведомства считают, что расходы на открытие и ведение зарплатных счетов организация производит в пользу своих работников в их личных интересах. Поэтому они не учитываются при расчете налога на прибыль (п. 29 ст. 270 НК РФ).
Чтобы получить полную картину по этому вопросу, мы обратились в Управление налогообложения прибыли (доходов) ФНС России. Сотрудники налоговых органов оказались солидарны со своими коллегами из Минфина. Они также считают, что расходы по открытию и ведению банковских счетов сотрудников нельзя учесть при налогообложении прибыли. По их мнению, все затраты должен оплачивать непосредственно работник. Если за него это делает организация, то такие расходы налоговики не примут.
Как видите, чиновники единодушно не желают признавать расходы на открытие и обслуживание лицевых счетов сотрудников. Аргумент - использование их в личных целях. Такая логика не совсем понятна. Пункт 29 статьи 270 НК РФ, которым они оперируют, в этом случае не работает. Ведь по этому пункту нельзя учесть расходы, которые никак не связаны с деятельностью организации и направлены на удовлетворение потребностей работника. Например, под этот пункт подпадает оплата путешествий сотрудников фирмы и иные аналогичные расходы. А плату за открытие и обслуживание банковских карт работников никак нельзя отнести в категорию выплат в их личных интересах. Это расходы организации по обеспечению своевременного получения сотрудниками своей заработной платы.
Таким образом, все расходы по выплате безналичной зарплаты можно учесть как расходы на оплату труда (п. 25 ст. 255 НК РФ). Кстати, это может сделать и организация, работающая на "упрощенке". Ведь "упрощенцы" определяют расходы на оплату труда по статье 255 НК РФ (подп. 6 п. 1, п. 2 ст. 346.16 НК РФ).
Второй вариант оформления расчетов по перечислению зарплаты на карточку сотрудников заключается в следующем. Организация налаживает выдачу заработной платы по безналу, а сотрудники по доброй воле возмещают ей все расходы. Как мы уже сказали, оплата услуг банка по открытию и ведению счетов сотрудников будет являться расходом. А будет ли возмещение расцениваться как доход?
Мнения Минфина и ФНС совпадают и в этом вопросе. Полученные от работников суммы нужно включать в состав внереализационных доходов (ст. 250 НК РФ). И с этим трудно не согласиться. Однако никаких негативных последствий у организации не возникнет. Просто полученный доход погасит произведенный расход. В итоге налог на прибыль от этой операции будет равен нулю.
Доход работника - стоимость карты
Теперь рассмотрим вопрос, как отразится на сотруднике изготовление зарплатной карточки, а также расходы на открытие и обслуживание его лицевого счета.
Начнем с расходов. Как мы уже отметили, организация может учесть расходы по открытию и обслуживанию зарплатных счетов работников при расчете налога на прибыль. Однако объекта обложения ЕСН здесь не будет. Ведь в него включаются вознаграждения работникам по трудовым или гражданско-правовым договорам (п. 1 ст. 236 НК РФ). А произведенные организацией расходы нельзя расценивать как вознаграждение по трудовому договору (то есть за труд). Поэтому на их сумму ЕСН начислять не надо.
Налог на доходы физических лиц удерживать тоже не надо. Оплата организацией услуг банка за открытие и сервис счетов работников не является их доходом. Объясним почему. Работодатель обязан выплатить зарплату в полном размере и в установленные сроки. И расходы, которые несет организация, направлены на выполнение именно этих целей. В этом с нами солидарен и Минфин России (письмо от 29.10.04 № 03-05-01-04/65).
Что касается стоимости изготовленной карточки, то и здесь ЕСН начислять не надо. А вот НДФЛ удержать придется. Это нужно сделать в момент передачи карточки сотруднику. Дело в том, что работодатель оплачивает оказанную работнику услугу в виде изготовления карты. То есть возникает доход в натуральной форме (подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ). А он облагается налогом на доходы физических лиц.
