И один способ их решить Телефонные карты для междугородных и международных звонков позволяют существенно сократить расходы на услуги связи. Однако при покупке сотрудниками карточек в розницу возникают проблемы с вычетом НДС и с признанием расходов для налога на прибыль, а также с организацией документооборота. Способ избежать их предлагает директор департамента консалтинговых услуг ЗАО «МББ-Аудит» Александр Матиташвили. Сложности одного звонка Рассмотрим самый распространенный способ приобретения карт - сотрудники покупают их в розницу на взятые под отчет деньги, а потом отчитываются за них. При этом к авансовому отчету прилагаются только товарные и кассовые чеки.
Пример 1. В январе 2006 года сотруднику компании было выдано под отчет на приобретение карт 2000 руб. Сотрудник приобрел 10 одноразовых телефонных карт по 200 руб. В следующем месяце две карты были выданы сотруднику, направленному в командировку для междугородных звонков из гостиницы в офис компании. В марте использованные карты были возвращены. Распечатки разговоров оператор связи не представил.
В январе 2006 года бухгалтер сделал проводки: Дебет 71 Кредит 50-1 2000 руб. - выданы денежные средства под отчет на приобретение карт; Дебет 50-3 Кредит 71 2000 руб. - оприходованы приобретенные карты. В феврале 2006 года: Дебет 71 Кредит 50-3 400 руб. (2 карты 5 200 руб.) - выданы две карты. В марте 2006 года: Дебет 26 Кредит 71 400 руб. - оприходованы использованные карты. Если у компании нет документов, подтверждающих производственный характер оплаченных за счет фирмы разговоров, то возможно возникновение конфликтной ситуации с налоговой инспекций - это первая проблема с учетом телефонных карт. Официальная позиция Комментарий ситуации специалистов управления администрирования налога на прибыль ФНС России: «Подтверждением производственного характера телефонных разговоров могут быть внутренние распорядительные документы компании. Например, приказы, распоряжения, отчеты, должностные инструкции. Документы должны указывать на закрепление за конкретным сотрудником служебных обязанностей по осуществлению телефонных переговоров. Однако при возникновении сомнений в производственной необходимости телефонных разговоров, проверяющие могут потребовать детализацию счета». Заметим, что в случае спора арбитражные суды признают в качестве документального подтверждения обоснованности расходов на услуги связи именно детализированные счета (постановление Федерального арбитражного суда Уральского округа от 26.12.05 по делу № Ф09-2102/05-С2). Однако в том случае, если телефонную карту приобрел сотрудник как физическое лицо из подотчетной суммы, получить детализированный счет скорее всего не получится. Как показал проведенный «УНП» опрос операторов связи, они могут лишь сообщить по телефону владельцу карты, когда и куда звонили по ней и во сколько обошелся звонок, но распечатывать такие сведения по одноразовым картам не представляется возможным. Как следствие, если из-за отсутствия распечаток компания не сможет принять расходы на переговоры для налога на прибыль, в учете возникнут разницы по ПБУ 18/02 «Учет расчетов по налогу на прибыль». В нашем примере нужно будет сделать такую проводку: Дебет 99 Кредит 68 96 руб. (400 руб. 5 24%) - признано постоянное налоговое обязательство. Вторым неприятным моментом является отсутствие счета-фактуры. Когда телефонных переговоров достаточно много, компании невыгодно терять сумму входного НДС. Ведь без счета-фактуры зачесть входной налог нельзя (п. 1 ст. 172 НК РФ). Получается, что, сэкономив на переговорах, компания несет дополнительные расходы по уплате НДС, которые могут свести на нет выгоду от использования карт. Третья сложность возникает в сфере документооборота. При большом количестве сотрудников и переговоров учет телефонных карт, авансовых отчетов по ним, внутренних распорядительных документов грозит превратиться в отдельный участок бухгалтерии. Документ всему голова Существует достаточно простой способ избежать перечисленных проблем. Необходимо заключить с оператором связи договор на приобретение корпоративной телефонной карты. Самих карточек, выдаваемых сотрудникам, может быть несколько. У каждой карты свой ПИН-код, по каждой может быть установлен свой месячный лимит. Но при этом оператор открывает один лицевой счет компании, по которому и ведутся расчеты. По словам представителей операторов связи, с которыми связался корреспондент «УНП», такие договоры набирают популярность у корпоративных клиентов. Имея на руках договор с оператором связи, бухгалтер решает сразу все обозначенные проблемы. В первую очередь исчезнет риск конфликта с налоговиками в части признания расходов по услугам связи для налога на прибыль. Ведь поставщик услуг связи ежемесячно будет представлять отчеты по счету с детализацией по каждому сотруднику. Во-вторых, можно будет принять НДС к вычету. При расчетах с юридическими лицами операторы выставляют счета-фактуры с выделенной суммой НДС. И в-третьих, вести учет по нескольким корпоративным картам, объединенным в один счет, для компании несомненно легче, чем учитывать телефонные карты, выданные под отчет. Документооборот по таким расчетам будет представлять собой обычное оформление расчетов за услуги. При пополнении компанией своего счета одной платежкой оператор связи будет самостоятельно распределять получаемые средства между картами в зависимости от алгоритма, установленного договором. Документооборот упростится и благодаря сокращению количества платежных документов. Проиллюстрируем учет и налоговые последствия приобретения корпоративной телефонной карты на примере.
Пример 2. Компания приобрела корпоративную телефонную карту. Оператору в порядке предварительной оплаты перечислено 2360 руб. (в том числе НДС - 360 руб.). Главный бухгалтер осуществлял по этой карте междугородные звонки по производственным вопросам из дома, офиса, гостиницы (во время командировки). В следующем месяце получены счет за услуги связи на сумму 2360 руб. (в том числе НДС - 360 руб.), счет-фактура и детализация звонков по карте. На дату предварительной оплаты бухгалтер сделал проводку: Дебет 60-2 Кредит 51 2360 руб. - перечислена предоплата за услуги связи. На дату получения счета от оператора связи сделаны следующие записи: Дебет 26 Кредит 60-1 2000 руб. - отражена стоимость услуг связи; Дебет 19 Кредит 60-1 360 руб. - отражен НДС по услугам связи; Дебет 60-1 Кредит 60-2 2360 руб. - зачтен ранее перечисленный аванс; Дебет 68 Кредит 19 360 руб. - принят к вычету НДС.
Как видите, благодаря переходу к централизованным отношениям с оператором связи у компании не будет проблем ни с зачетом НДС по услугам связи (есть счет-фактура), ни с отражением расходов в налоговом учете по налогу на прибыль (имеется детализация разговоров, которая подтверждает производственный характер затрат). Следовательно, бухгалтеру не нужно будет учитывать и разницы по ПБУ 18/02.
