Бытовая техника в офисе: налоги и учет  / В помощь бухгалтеру / Консультации специалистов /
Ю.Б. МЕЛЬНИКОВА, ведущий консультант отдела налогообложения и налоговых споров департамента правового консультирования ЗАО АКГ “РБС”
В настоящее время трудно найти организацию, где не использовались бы приборы бытовой техники: чайники, кофеварки, холодильники, вентиляторы, СВЧ-печи, кондиционеры, обогреватели, куллеры для питьевой воды и др. Часто эти предметы обихода являются неучтенными, т. к. сотрудники приносят их из дома или приобретают вскладчину. А зачастую и бухгалтеры не хотят включать эту технику
в состав расходов или погашать их стоимость путем начисления амортизации по причине неоднозначного понимания, можно ли отнести такого рода затраты в расходы для целей бухгалтерского и налогового учета.
БУХУЧЕТ БЫТОВОЙ ТЕХНИКИ
Для того чтобы принять предметы бытовой техники к бухгалтерскому учету в качестве основных средств, необходимо одновременно соблюсти несколько условий, декларированных п. 4 ПБУ 6/01 “Учет основных средств”, утв. приказом Минфина России от 30.03.01 № 26н (в ред. от 18.05.02):
• использование этих предметов в производстве продукции, при выполнении работ или оказании услуг либо для управленческих нужд организации;
• применение их в течение длительного времени (т. е. срока полезного использования продолжительностью свыше 12 мес. или обычного операционного цикла, если он превышает 12 мес.);
• отсутствие у организации намерений в будущем перепродать данные активы;
• получение экономической выгоды (дохода).
Первые три условия, как правило, выполняются, сложность вызывает лишь условие об экономической выгоде.
Термин “экономическая выгода” не содержится в документах системы нормативного регулирования бухгалтерского учета, однако его можно найти в “Концепции бухгалтерского учета в рыночной экономике России”, одобренной Методологическим советом по бухгалтерскому учету при Минфине России 29.12.97 (п. 7.2.1). Согласно указанной Концепции будущая экономическая выгода − это потенциальная возможность имущества прямо или косвенно способствовать притоку денежных средств или их эквивалентов в организацию. Считается, что объект имущества принесет в будущем экономическую выгоду, если он может быть:
• использован обособленно или в сочетании с другим объектом в процессе производства продукции, работ, услуг, предназначенных для продажи;
• обменен на другой объект имущества;
• использован для погашения кредиторской задолженности;
• распределен между собственниками организации.
Кроме того, предполагается, что основные средства должны обладать материально-вещественной формой, поэтому в рассматриваемом случае последнее требование п. 4 ПБУ 6/01 может быть применено. Иными словами, приобретение приборов бытовой техники подпадает под понятие “приобретение основного средства” по действующим стандартам бухгалтерского учета.
Для того чтобы правильно определить сроки полезного использования приборов бытовой техники, организация может руководствоваться положениями постановления Правительства РФ от 01.01.02 № 1 “О Классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы” (в ред. от 08.08.03), которое можно применять не только для целей исчисления налога на прибыль, но и для целей бухгалтерского учета.
При списании стоимости основных средств уместно напомнить, что в качестве элемента учетной политики предприятие вправе воспользоваться п. 18 ПБУ 6/01, согласно которому объекты основных средств стоимостью не более 10 000 руб. за единицу разрешается списывать на затраты производ-ства по мере их отпуска в эксплуатацию, что необходимо закрепить в учетной политике предприятия. Согласно письму Минфина России от 18.10.02 № 16-00-14/403 “О бухгалтерском учете основных средств” указанная операция отражается в бухгалтерском учете по дебету счетов учета затрат на производство (расходов на продажу) и кредиту счета 01 “Основные средства”. Такая норма применяется только в части активов, приобретенных с 1 января 2002 г., но в любом случае расходы на приобретение объектов основных средств, которые не требуют монтажа, в бухгалтерском учете сначала учитываются на счете 08 “Вложения во внеоборотные активы”, а расходы на приобретение объектов основных средств, требующих монтажа, − на счете 07 “Оборудование к установке".
Пример 1
В июне 2005 г. ООО “Союз” приобрело для нужд коллектива приборы бытовой техники: электрочайник стоимостью 2360 руб. (в т. ч. НДС – 360 руб.); СВЧ-печь стоимостью 7080 руб. (в т. ч. НДС – 1080 руб.). В этом же месяце приборы были введены в эксплуатацию. Бухгалтер ООО “Союз” сделал следующие проводки:
Д 08 − К 60 – 8000 руб. (2000 руб. – электрочайник, 6000 руб. – СВЧ-печь) − отражены расходы на приобретение приборов бытовой техники;
Д 19 − К 60 – 1440 руб. (360 руб. – электрочайник, 1080 руб. – СВЧ-печь) – учтен НДС;
Д 60 − К 51 (50) – 9440 руб. – оплачены приборы бытовой техники;
Д 01 − К 08 – 8000 руб. – приборы бытовой техники введены в эксплуатацию
в качестве объектов основных средств;
Д 68 − К 19 – 1440 руб. − сумма НДС отнесена к возмещению из бюджета.
В учетной политике ООО “Союз” указано, что объекты основных средств стоимо-стью не более 10 000 руб. списываются на затраты производства по мере их отпуска в эксплуатацию, поэтому бухгалтер в этом же месяце сделал следующую запись:
Д 26 − К 01 – 8000 руб. − стоимость приборов бытовой техники включена в состав общехозяйственных расходов.
НАЛОГОВЫЙ УЧЕТ БЫТОВОЙ ТЕХНИКИ
Согласно ст. 252 НК РФ налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов. НК РФ предусматривает, что в состав расходов, учитываемых для налогообложения прибыли, включаются только обоснованные и документально подтвержденные затраты.
Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ. Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
На наш взгляд, все расходы, произведенные налогоплательщиками в связи с приобретением предметов бытовой техники, нужно классифицировать по ст. 264 НК РФ как прочие расходы, связанные с производством и реализацией.
Исходя из подп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ, для целей налогообложения прибыли в составе прочих расходов учитываются и расходы на обеспечение нормальных условий труда и мер по технике безопасности, предусмотренных законодательством РФ. В соответствии со ст. 163 Трудового кодекса РФ (далее – ТК РФ) к таким условиям, в частности, относятся:
• исправное состояние помещений, сооружений, машин, технологической оснастки и оборудования;
• своевременное обеспечение технической и иной необходимой для работы документацией;
• надлежащее качество материалов, инструментов, иных средств и предметов, необходимых для выполнения работы, их своевременное предоставление работнику;
• условия труда, соответствующие требованиям охраны труда и безопасности производства.
Обязанность работодателя по обеспечению нормальных условий труда предусмотрена ст. 22 ТК РФ, в которой сказано, что работодатель обязан предоставлять работникам работу, обусловленную трудовым договором, а также обеспечивать безопасность труда и условия, отвечающие требованиям охраны и гигиены труда. Чтобы избежать проблем с налоговыми органами, необходимо закрепить в коллективном трудовом договоре условия, которые работодатель обязан предоставлять своим работникам. К таким условиям, например, можно отнести обеспечение работников:
• кипяченой водой;
• нормальными условиями труда (вентиляция воздуха, поддержание требуемой температуры в помещении в холод и жару) и т. д.
Другими словами, налогоплательщику нужно доказать, что приобретенные им предметы бытовой техники относятся к расходам в соответствии с подп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ.
Что касается имущества, первоначальная стоимость которого не превышает 10 000 руб., то оно не включается в состав амортизируемого имущества для целей исчисления налога на прибыль (п. 1 ст. 256 НК РФ). Согласно подп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ стоимость такого имущества включается в состав материальных расходов в полной сумме по мере ввода его в эксплуатацию.
В связи с этим и в соответствии с положениями ст. 318 НК РФ затраты на приобретение основных средств стоимостью до 10 000 руб., которые не являются амортизируемым имуществом, в полном объеме уменьшают доходы от реализации данного отчетного (налогового) периода.
Вопросы возникают у бухгалтеров, которые для расчета налога на прибыль используют метод начисления. Им необходимо определить, к каким именно расходам следует отнести объекты основных средств стоимостью не более 10 000 руб. при их списании: прямым или косвенным. Разница состоит в том, что косвенные расходы учитываются в полном объеме уже в текущем отчетном периоде (месяце или квартале). Прямые же расходы переносят на последующие периоды и списывают, например, пропорционально остатку товаров на складе.
Согласно п. 1 ст. 318 НК РФ суммы амортизации, начисленные по основным средствам, относятся к прямым затратам, однако имущество стоимостью до 10 000 руб. амортизации не подлежит, т. к. не удовлетворяет критериям п. 1 ст. 256 НК РФ “Амортизируемое имущество”. А раз нет амортизации, нет и прямых затрат. Получается, объекты основных средств стоимостью не более 10 000 руб. следует списывать в состав косвенных расходов. Аналогичного мнения придерживается и Минфин России в своем письме от 22.11.04 № 03-03-01-04/1/121.
Пример 2
Электрочайник стоимостью 2360 руб. (в т. ч. НДС – 360 руб.) и СВЧ-печь стоимостью 7080 руб. (в т. ч. НДС – 1080 руб.), приобретенные ООО “Союз” для целей налогового учета, включаются в состав материальных расходов в полном объеме по мере ввода бытовой техники в эксплуатацию, т. е. в июне 2005 г.
На практике предметы бытовой техники нередко требуют специальной установки или монтажа: например, кондиционеры, сплит-системы и др. Как правило, такое оборудование имеет стоимость свыше 10 000 руб., поэтому относится к амортизируемому имуществу.
Согласно п. 8 ПБУ 6/01 первоначальная стоимость основных средств, приобретенных за плату, складывается из суммы фактических затрат организации на приобретение, сооружение и изготовление, за исключением НДС и иных возмещаемых затрат.
Что касается налогового учета, то первоначальная стоимость основных средств определяется как сумма расходов на их приобретение, сооружение, изготовление, доставку и доведение до состояния, в котором они пригодны для использования, за исключением сумм налогов, подлежащих вычету или учитываемых в составе расходов (п. 1 ст. 257 НК РФ). Другими словами, перед тем как начать амортизировать кондиционер, его необходимо смонтировать. Для этого обычно привлекают специалистов, как правило, − подрядные организации. Вычету подлежат суммы НДС, предъявленные налогоплательщику подрядными организациями при сборке (монтаже) основных средств (п. 6 ст. 171 НК РФ). В соответствии с п. 5 ст. 172 НК РФ вычет по НДС по амортизируемому имуществу производится с момента начисления амортизации. По любым приобретенным объектам НДС принимают к вычету после принятия их к учету (п. 1 ст. 172 НК РФ).
Интересная позиция высказана в постановлении ВАС РФ от 24.02.04 № 10865/03. Высший Арбитражный Cуд признал моментом принятия объектов к учету дату, когда имущество приходуется на счет 07. Если же организация захочет вычесть налог раньше, чем объект попадет на счет 01 “Основные средства”, то, возможно, ей придется отстаивать свою позицию в судебном порядке.
Пример 3
ЗАО “Орбита” в июне 2005 г. приобрело у ООО “ТоргСервис” кондиционер за 21 240 руб. (в т. ч. НДС – 3240 руб.). Перед вве-дением в эксплуатацию кондиционер необходимо установить. ЗАО “Орбита” воспользовалось услугой ООО “ТоргСервис” по мон-тажу кондиционера. Стоимость монтажа составила 3540 руб. (в т. ч. НДС – 540 руб.). В июле 2005 г. кондиционер был готов к использованию и введен в эксплуатацию.
Бухгалтером ЗАО “Орбита” были сделаны следующие проводки:
в июне 2005 г.:
Д 07 − К 60 – 18 000 руб. − приобретен кондиционер, требующий монтажа;
Д 19 − К 60 – 3240 руб. − учтен НДС по кондиционеру;
Д 60 − К 51 − 21 240 руб. − произведена оплата кондиционера;
в июле 2005 г.:
Д 60 − К 51 − 3540 руб. − оплачен счет за монтаж кондиционера;
Д 08 − К 07 – 18 000 руб. − передан кондиционер для монтажа;
Д 08 − К 60 − 3000 руб. − произведен монтаж кондиционера;
Д 19 − К 60 − 540 руб. − учтен НДС по монтажу;
Д 01 − К 08 − 21 000 руб. (18 000 руб. + 3000 руб.) − введен в эксплуатацию кондиционер;
в августе 2005 г.:
Д 68 − К 19 − 540 руб. − принят к возмещению НДС по монтажным работам;
Д 68 − К 19 − принят к возмещению НДС по кондиционеру.
КАК ОБОСНОВАТЬ РАСХОДЫ
Из всего сказанного можно сделать вывод, что главной проблемой для отнесения предметов бытовой техники к расходам организации является экономическое обоснование их приобретения. Другими словами, необходимо доказать, что эти предметы принесут организации экономиче-ский доход.
Если вы считаете, что какие-то предметы бытовой техники необходимы в работе вашей организации, а представители налоговых служб с этим не согласны, то выход один – обратиться в суд. При этом большое значение имеет то, как именно ваша организация обоснует свои расходы, насколько вескими и логичными будут аргументы.
Для того чтобы принять расходы по приобретению кондиционеров и обогревателей (в т. ч. через амортизацию), в зависимости от конкретных условий рекомендуется составить приказ по организации.
В соответствии с п. 4.4 Санитарных правил и нормативов (например, СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03 “Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы”, утв. постановлением Главного государственного санитарного врача Российской Федерации от 03.06.03 № 118) помещение, где работают персональные компьютеры, необходимо проветривать каждый час. Если в помещении отсутствуют окна или проветривание создает некомфортные условия для работников (например, сквозняк), то стоимость кондиционера можно включить в расходы на основании данных правил.
Согласно п. 5.1 Санитарно-эпидемиологических правил и нормативов СанПиН 2.2.2.1332-03 “Гигиенические требования к организации работы на копировально-множительной технике”, утв. постановлением Главного государственного санитарного врача Российской Федерации от 30.05.03 № 107, помещения копировально-множительного производства должны оборудоваться системами отопления, вентиляции и кондиционирования воздуха. На основании письменного заявления работников с просьбой установить кондиционер (в связи с высокой температурой воздуха) или обогреватель (из-за холода в помещении) ответственное лицо должно принять решение об установке.
Приобретение пылесоса можно обосновать простым требованием уборки помещений. Если в штате организации есть должность уборщика, замечаний со стороны налоговых органов поступать не должно. В противном случае можно сослаться на ст. 163 ТК РФ, в которой говорится, что работодатель обязан обеспечить работника инструментами, необходимыми для выполнения работы.
Если в обосновании приобретения телевизора руководитель организации указал, что он будет установлен в комнате отдыха, то его шансы на победу в суде равны нулю, это подтверждает постановление ФАС Московского округа от 20.08.02 № КА-А41/5338-02. Если же руководитель укажет, что телевизор необходим для просмотра презентаций или образцов каких-либо товаров, присылаемых на видеокассетах контрагентами, то обоснование этих расходов станет намного весомее.
Большую сложность в обосновании расходов могут вызвать такие предметы бытовой техники, как электрочайники, СВЧ-печи, холодильники, кофеварки, но и их вполне можно оправдать. Покупку чайника, например, можно объяснить тем, что он необходим для проведения приемов, переговоров с клиентами. Трудно представить себе деловую встречу без чашки чая или кофе. Холодильник и СВЧ-печь требуются организации для хранения и приготовления продуктов питания для сотрудников, т. к. поблизости нет столовой или кафе.
В любом случае в трудовом или коллективном договоре желательно отразить положение о том, что в течение рабочего дня работники вправе отвлекаться на полдники. При этом следует указать, что обязанность по организации таких мероприятий возложена на работодателя. Если же трудовой (коллективный) договор уже заключен, а эта обязанность в нем не закреплена, нужно составить дополнительное соглашение. В этом случае организация отразит расходы на бытовую технику как расходы по выполнению условий трудового договора (п. 25 ст. 255 НК РФ).
/Справочник руководителя малого предприятия/ |
|
