Не вовремя возвращенные сотрудником подотчетные суммы становятся целой проблемой для организации. Дело в том, что налоговики требуют начислять на эти деньги ЕСН и налог на доходы физлиц. Причем не факт, что в суде удастся «отбиться» от претензий контролеров.
Чтобы отчитаться об израсходованных суммах, подотчетному лицу отводится три дня по истечении срока, на который выданы деньги (п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ, утвержденного решением совета директоров Банка России от 22.09.93 № 40). Однако на практике работники далеко не всегда соблюдают это правило. Да и работодатели не торопятся «карать» нарушителей. Надежда на то, что работник все же вернет деньги, умирает последней. Хорошо, если работник задержит отчет на несколько дней. А если на полгода? А если он уволится, так и не отчитавшись? Для налоговиков это означает, что деньги остались в распоряжении работника. Значит, он получил доход, который, по их мнению, облагается не только НДФЛ, но и единым социальным налогом. Разберемся, насколько справедливы эти требования.
Для ЕСН - даже не объект
По какой причине налоговики начисляют единый социальный налог на «зависшие» подотчетные суммы, понять трудно. Ведь достаточно обратиться к пункту 1 статьи 236 Налогового кодекса, чтобы понять: далеко не каждая выплата в пользу физического лица становится объектом налогообложения по ЕСН. Для этого она должна быть связана с оплатой труда по трудовому договору или работ (услуг) по гражданско-правовому договору.
Цитируем закон:
«Объектом налогообложения <...> признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые налогоплательщиками в пользу физических лиц по трудовым и гражданско-правовым договорам, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг (за исключением вознаграждений, выплачиваемых индивидуальным предпринимателям), а также по авторским договорам».
Пункт 1 статьи 236 Налогового кодекса РФ
С такими выводами соглашаются и суды. Например, в постановлении Федерального арбитражного суда Уральского округа от 19.08.04 по делу № Ф09-3354/04-АК судьи согласились, что с подотчетных сумм платить ЕСН не нужно. Причина - отсутствие объекта налогообложения. Но назвать это сложившейся точкой зрения судей, к сожалению, нельзя. Пример противоположного мнения - постановление Федерального арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 18.01.05 по делу № А74-1931/ 04-К2-Ф02-5672/04-С1. Спор заключался в следующем. Фирма выдала деньги подотчетным лицам. Они не отчитались о потраченных суммах. Организация решила удержать деньги из зарплаты работников и в бухучете даже списала эти суммы в дебет счета 70 «Расчеты по оплате труда». Но вернуть деньги не получилось, так как работники вскоре уволились. Налоговики начислили на невозвращенный подотчет ЕСН. Причем судьи с ними согласились, указав, что выплаты в пользу физлиц облагаются единым социальным налогом по статье 236 НК РФ. Выводы судей можно считать обоснованными, если суммы, полученные работниками, были бы квалифицированы как заработная плата. Однако в постановлении об этом нет ни слова. По нашему мнению, отсутствие объекта очевидно. Понятно, что даже если деньги фирмы остались в распоряжении сотрудника, он получил их явно не за выполнение своих трудовых обязанностей. А значит, платить с них единый социальный налог не нужно.
Чужие деньги НДФЛ не облагаются
Доказать, что с суммы «зависшего» подотчета не нужно платить налог на доходы физлиц, несколько сложнее. Деньги остались в распоряжении работника. И на первый взгляд это говорит о выплате в его пользу, то есть о доходе. А доходы физических лиц облагаются НДФЛ (ст. 209 НК РФ). Но, как и в случае с единым социальным налогом, здесь есть достаточно веские аргументы «против». Начнем с того, что подотчетные суммы не переходят в собственность работника. Причем не имеет значения, отчитался он об их использовании или нет. Ведь эти деньги продолжают числиться в учете как задолженность сотрудника перед организацией. И фирма вправе потребовать вернуть этот долг. Если же работник не отчитается за полученные под отчет суммы и не вернет их, по приказу руководителя их можно удержать из зарплаты «нарушителя» (ст. 137 ТК РФ). Поэтому, прежде чем требовать начисления налога, контролеры должны доказать, что работник получил деньги безвозмездно. Иногда налоговики квалифицируют такие суммы и как полученные по договору займа. Дескать, за подотчетом скрывается выданный работнику беспроцентный заем. На этом основании они пытаются начислять НДФЛ на матвыгоду от экономии на процентах (подп. 1 п. 1 ст. 212 НК РФ). В такой ситуации с ними тоже можно поспорить. Контролеры самостоятельно производят переквалификацию операции, поэтому взыскать налог могут только через суд (п. 1 ст. 45 НК РФ). И только если судьи согласятся с тем, что фактически организация дала работнику деньги не под отчет, а взаймы. Более того, требование заплатить НДФЛ налоговикам придется предъявлять не фирме, а непосредственно физическому лицу (абз. 4 п. 2 ст. 212 НК РФ).
