Налоговый период по единому налогу установлен в размере календарного года (п. 1 ст. 346.19 Налогового кодекса РФ). Поэтому Книга учета доходов и расходов открывается на один календарный год. Она должна быть прошнурована, а ее страницы пронумерованы. На последней странице Книги необходимо указать число содержащихся в ней страниц. Эта запись заверяется подписью руководителя организации (индивидуального предпринимателя) и печатью организации (индивидуального предпринимателя - при ее наличии).

В начале года Книгу гостинице необходимо представить в налоговую инспекцию для того, чтобы налоговый инспектор ее подписал и поставил штамп.

Книгу учета доходов и расходов можно вести не только на бумажных носителях, но и в электронном виде с использованием компьютерной техники. В этом случае распечатывать листы Книги учета доходов и расходов необходимо по окончании каждого отчетного (налогового периода). В конце года листы Книги прошиваются и пронумеровываются. Количество страниц, указанное на последней странице Книги, заверяется подписью руководителя организации (индивидуального предпринимателя) и скрепляется печатью организации (индивидуального предпринимателя - при ее наличии), а также заверяется подписью должностного лица налогового органа и скрепляется печатью налогового органа.. В таком виде Книга учета доходов и расходов представляется в налоговую инспекцию вместе с налоговой декларацией по единому налогу за год.

После окончания налогового периода Книга учета доходов и расходов подлежит хранению в течение четырех лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 Налогового кодекса РФ).

Все хозяйственные операции в Книге необходимо отражать в хронологическом порядке на основе первичных документов. В том случае, если в Книгу была внесена ошибочная запись, ее можно исправить. Исправление должно быть обосновано и подтверждено подписью руководителя организации (индивидуального предпринимателя). Под исправленной записью необходимо поставить дату и печать налогоплательщика (при ее наличии).

Книга учета доходов и расходов состоит из Титульного листа и трех разделов:
- Раздел 1 предназначен для записи доходов и расходов за каждый квартал;
- в Разделе 2 рассчитываются расходы на покупку основных средств, уменьшающие доходы;
- Раздел 3 посвящен расчету налоговой базы по единому налогу с учетом убытков, полученных в прошлых налоговых периодах.

Раздел I Книги учета доходов и расходов состоит из четырех таблиц, в которых отражаются доходы и расходы за каждый квартал. Порядок заполнения раздела I зависит от объекта налогообложения, выбранного гостиницей. В графе 1 указывается порядковый номер записи, в графе 2 - дата и номер первичного документа, на основании которого производится запись, а в графе 3 - содержание операции.

Если гостиница выбрала объект налогообложения «доходы», графа 5, где отражают расходы, учитываемые при налогообложении, не заполняется.

Гостиницы, выбравшие объектом налогообложения доход, уменьшенный на величину расходов, заполняют графу 5. Сюда попадут только те затраты организации, которые поименованы в статье 346.16 Налогового кодекса РФ. Статья 346.16 Налогового кодекса РФ позволяет гостинице, которая применяет «упрощенку», учесть в составе расходов стоимость купленных основных средств. При этом для целей главы 26.2 Налогового кодекса РФ основными средствами является амортизируемое имущество, которое определяется в соответствии с главой 25 Налогового кодекса РФ. А вот расходы на покупку такого имущества и исключительных прав во время упрощенной системы определяются по данным бухгалтерского учета.

При использовании упрощенной системы налогообложения амортизация по основным средствам не начисляется, однако расходы на их приобретение учитываются при расчете единого налога. Для этого предусмотрен второй раздел Книги учета доходов и расходов. Его заполняют только те организации и предприниматели, которые выбрали в качестве объекта налогообложения доходы, уменьшенные на величину расходов. Данные о расходах на приобретение основных средств отражаются в Книге учета доходов и расходов в последний день отчетного (налогового) периода (п. 2 ст. 346.17 Налогового кодекса РФ).

Раздел II состоит из одной таблицы, которая содержит 16 граф. Первые пять граф таблицы заполняются по всем основным средствам, которыми владеет налогоплательщик. В них указывается порядковый номер записи, общие сведения об основных средствах: их название, день ввода в эксплуатацию, дата оплаты и первоначальная стоимость основного средства.

Заполнение остальных граф таблицы зависит от того, когда было приобретено (сооружено, изготовлено) и оплачено основное средство, а также когда проведена реконструкция или модернизация. Возможны три варианта.

1) основное средство приобретено (сооружено, изготовлено) в период применения упрощенной системы налогообложения. В этом случае расходы признаются в полном объеме с момента ввода объекта в эксплуатацию. При этом в течение налогового периода такие расходы принимаются за отчетные периоды равными долями. Если объект приобретается гостиницей после перехода на упрощенную систему налогообложения, то запись в Книге учета необходимо сделать только после выполнения двух условий: основное средство полностью оплачено и объект введен в эксплуатацию (п. 3 ст. 346.16 Налогового кодекса РФ);

2) основное средство приобретено (сооружено, изготовлено) и оплачено до перехода на упрощенную систему налогообложения. В этом случае на дату перехода гостиницы на данный режим налогообложения необходимо определить остаточную стоимость указанных объектов. Она будет включена в состав расходов, учитываемых при расчете единого налога, в зависимости от срока его полезного использования, который определяется на основании Классификации основных средств, утвержденной постановлением Правительства РФ от 1 января 2002 г. № 1. Остаточная стоимость основных средств, срок полезного использования которых:
- не превышает трех лет, включается в состав расходов равными долями в течение первого календарного года использования упрощенной системы налогообложения. Иными словами в последний день каждого квартала бухгалтер принимает в целях налогообложения 1/4 часть остаточной стоимости указанных объектов;
- превышает 15 лет, списывается в расходы равными долями в течение первых 10 лет применения гостиницей упрощенной системы налогообложения;
- составляет от 3 до 15 лет, должна быть отнесена на расходы в течение трех календарных лет. В первый календарный год списывается 50 процентов остаточной стоимости, во второй календарный год - 30 процентов, в третий календарный год - 20 процентов.

3) основное средство приобретено до, а оплачено после перехода на упрощенный режим налогообложения. В этом случае стоимость основного средства определяется на дату перехода права собственности. В расчете стоимость основного средства отражается, начиная с месяца, следующего за месяцем оплаты. Например, если объект был оплачен в январе, то включать в состав расходов его остаточную стоимость можно, начиная с февраля. При оплате основного средства в феврале, списывать остаточную стоимость можно, начиная с марта. А вот если оплата была произведена в марте, то отражать расходы на приобретение этого актива можно только, начиная с апреля, то есть со следующего отчетного периода.

В раздел III Книги учета доходов и расходов приводят расчет суммы убытка, уменьшающей базу по налогу, уплачиваемому в связи с применением упрощенной системы налогообложения.

Источник: И.А. Феоктистов, Гостиничный бизнес: особенности бухгалтерского учета и налогообложения