В письме отмечается, что расходы на завтраки, обеды и ужины участников деловых переговоров могут быть учтены в составе расходов, уменьшающих базу по налогу на прибыль в размере, не превышающем 4% от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.

Однако, затраты на подобные мероприятия должны быть экономически оправданными. При этом, расходы, связанные с проведением деловых переговоров, должны быть подтверждены соответствующими документами, оформленными в соответствии с законодательством.

Документами, служащими для подтверждения представительских расходов, могут являться, в частности: приказ (распоряжение) руководителя организации об осуществлении расходов на указанные цели; смета представительских расходов; первичные документы, в том числе в случае использования приобретенных на стороне каких-либо товаров для представительских целей, оплаты услуг сторонних организаций; отчет о представительских расходах по проведенным представительским мероприятиям, в котором отражаются; цель представительских мероприятий, результаты их проведения; иные необходимые данные о проведенном мероприятии, а также сумма расходов на представительские цели.

При этом все расходы, перечисленные в отчете, должны быть подтверждены соответствующими первичными документами.