Законодательство РФ о налогах и сборах не регулирует вопросы, связанные с наличием у ИП собственной печати, а также условия ее использования в предпринимательской деятельности.

Положения Гражданского кодекса РФ, Федерального закона №129-ФЗ от 8 августа 2001 г. «О государственной регистрации юридических лиц и ИП» не устанавливают обязанность для предпринимателя иметь собственную печать.

Вместе с тем, в ряде случаев, определенных федеральными законами, при осуществлении предпринимательской деятельности использование собственной печати ИП обязательно.

Например, согласно ст. 309 ТК РФ (в ред. Федерального закона от 30.06.2006 № 90-ФЗ) работодатель - физлицо, являющийся ИП, обязан вести трудовые книжки на каждого работника в установленном порядке.

Порядок заполнения трудовых книжек установлен в настоящее время Инструкцией, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69. Пункт 2.2 указанной Инструкции обязывает работодателя проставлять печать на первой странице (титульном листе) трудовой книжки при первичном ее заполнении. Соответственно, печать предпринимателю-работодателю необходима для надлежащего оформления трудовых отношений с работниками.

Для участия в судопроизводстве в соответствии со ст.61 Арбитражного процессуального кодекса РФ ИП обязан выдать уполномоченному представителю доверенность, скрепленную собственной подписью и печатью, либо заверенную нотариально.

Верховный Суд РФ в Определении от 20 февраля 1998г. № 58-Г98-2 отмечает, что «в практике делового оборота наличие печати у юридического лица и индивидуального предпринимателя признается обязательным».

Наличие собственной печати поможет ИП правильно оформить доверенность на представление налоговой отчетности через уполномоченного представителя.

Письмом ФНС РФ от 10.08.2009 №ШС-22-6/627@ разъяснено, что уполномоченный представитель ИП осуществляет свои полномочия по предоставлению отчетности и иных сведений в налоговый орган на основании доверенности, оформленной в соответствии с требованиями пункта 5 статьи 185 ГК РФ.

Таким образом, при представлении уполномоченным представителем ИП налоговой отчетности, в том числе в электронном виде, у него должна иметься соответствующая доверенность, содержащая подпись и печать предпринимателя.