Каждая компания, использующая в работе автотранспортные средства, рано или поздно приходит к вопросу эффективного управления автопарком. Касается это как профильных транспортных компаний или грузоперевозчиков, так и прочих предприятий большим количеством транспорта, в разных отраслях промышленности.

Разберемся подробнее с понятием эффективности управления, а также инструментами, которые могут существенно облегчить и оптимизировать этот процесс.

Почему так важно правильно управлять автопарком?

Отсутствие системы контроля водителей и транспортных средств влечет за собой массу проблем, от невыполнения заказов до чрезмерных и, зачастую, неконтролируемых расходов. Касается это как прямых затрат на топливо, так и сопутствующих проблем с дороговизной обслуживания или ремонтов. Самыми частыми причинами таких переплат являются:

• Махинации с топливом. В этом случае поле для мошенничеств просто неограниченно. Водители грешат прямым сливом топлива из баков, подделкой кассовых чеков и приобретением дешевого бензина, накруткой пробега, сговорами с операторами автозаправок и прочими аферами.

• Неорганизованность и отсутствие систематического техобслуживания. При этом ремонт производится уже по факту поломки и гарантированно влечет за собой простой и повышенные затраты.

• Агрессивность вождения. Опасные маневры, превышение скорости, резкие удары по тормозам – это не только залог повышенного расхода топлива, но и причина быстрого износа запчастей, а также увеличение риска дорожно-транспортных происшествий.

• Плохой контроль водителей. Приписывание дополнительных рейсов, километража или моточасов влечет за собой существенный и необоснованный рост фонда оплаты труда.

Как наладить управление автопарком?

Для исключения махинаций и уменьшения расходов важно создать эффективную систему контроля. Упрощенно управленческий аппарат в системе автопарка состоит из:

• руководителя, отвечающего за работу в целом;

• бухгалтера, ведущего документацию и контролирующего списание ГСМ;

• юриста, следящего за наличием разрешительных документов и ведущего договорную работу;

• специалиста по снабжению, обеспечению топливом и запчастями;

• диспетчера или логиста, осуществляющего планирование и контроль перевозок.

С точки зрения оптимизации и цифровизации для эффективной работы важно предусмотреть:

• автоматизированную систему учета;

• контроль работы;

• GPS-отслеживание.

Рассмотрим каждый из параметров оптимизации отдельно.

Система учета для автопарка

Актуальная информация 24/7, возможность удаленной работы, контроль заказов и постоянный мониторинг – это то, что позволяет сделать предприятие прибыльным, исключая издержки, простои и махинации. Помочь в этом может профильное предложение 1С: Управление автотранспортом.

Продукт 1С УАТ – это инновационное цифровое решение, направленное на оптимизацию учета. Среди его возможностей:

• учет и распределение заказов;

• работа с путевыми листами;

• планирование загрузки транспорта;

• детальный учет и анализ расходов;

• отслеживание ТО, ремонтов, запчастей и агрегатов;

• анализ рентабельности.

Такой подход позволяет своевременно выявлять и устранять проблемы в управлении автопарком.

Контроль работы водителей

Цифровой мониторинг в контексте контроля работы – оптимальное решение, которое обеспечивает:

• оптимизацию трудозатрат;

• отсутствие простоев;

• защиту от мошенничества.

GPS-мониторинг

Специализированная система для отслеживания и контроля подвижных объектов – незаменимый атрибут любого автопарка. Для внедрения мониторинга используется:

• система навигации;

• специализированное ПО;

• трекеры.

При этом трекеры можно установить:

• под приборной панелью;

• на клеммах аккумулятора;

• в прикуривателе;

• на дне машины с помощью магнитов.

Кроме этого, в качестве трекера может использоваться смартфон водителя со специально установленным приложением.

Что в итоге?

В результате комплексного подхода к управлению автопарком и внедрения цифровизации бизнеса, в том числе системы учета, можно достичь таких целей:

• сократить расходы;

• оптимизировать систему работы;

• повысить качество услуг;

• исключить простои.

Главное при выборе программных продуктов отдавать предпочтение только лицензированным версиям во избежание сбоев и проблем в их работе.