В условиях бумажного документооборота компании зачастую сталкивается с проблемами разбросанности, потери или структуризации документов. Для решения подобных задач существует специальные прикладные решения, позволяющие автоматизировать процессы документооборот, среди них система 1С:Документооборот. Внедрение подобной системы позволяет одновременно решить большинство задач, связанных с управлением электронными документами.

Зачем внедрять системы электронного документооборота

Электронного документооборота постепенно становиться неотъемлемой частью деятельности российских компаний. С каждым годом вводиться все больше законодательные требования по обязательной электронной отчетности в контролирующие органы; всё больше документов переходят в электронный формат. Крупные компании и корпорации первыми перешли на электронным документооборот и ощутили положительный экономический эффект от его внедрения. Поэтому теперь большинство контрагентов хотят обмениваться документами только посредством электронных потоков.

Внедрение 1С:Документооборот - это:

1. Увеличение скорости работы и обмена документами. Ускоряет процесс согласования и обмена внутренней и внешней информацией.

2. Создание единой информационного пространства. Все документы хранятся в единой базе, что позволяет упорядочить и систематизировать процессы обработки документов, а также исключить потерю и дублирование важных документов.

3. Сокращение расходов. Снижение расходов за счет экономии на зарплате лишних сотрудников, экономии на бумажных материалах и оргтехнике, а также на доставке и хранении документов.

4. Контроль за движением документов. Позволяет проследить за движением и изменениями документов на любом этапе документооборота.

5. Повышение безопасности данных. Обеспечивает безопасное хранение и доступ к документам для сотрудников, с учетом требований конфиденциальности и защиты корпоративных данных.

Как подготовиться к переходу на электронный документооборот

Прежде всего при подготовке к внедрению системы 1С:Документооборот необходимо определить потребностей компании, и цели внедрения СЭД.

Перед внедрением системы 1С:Документооборот необходимо:

• проанализировать бизнес-процессы компании;

• подробно описать маршруты движения внешнего и внутреннего документооборота;

• составить список документов, которыми обменивается компанию;

• описать порядок обработки входящих и исходящих документов, описать процессы создания, согласования и утверждения документов;

• оценить этапы делопроизводства, которые необходимо оптимизировать (тормозится движение документов или есть другие проблемы).

Также важным этапом при подготовке к внедрению СЭД являться выбор фирмы-подрядчика, которая займется внедрением и интеграцией системы электронного документооборота. От компетентности и опыта подрядчика будет зависеть удобство работы в системе и ее эффективность.