В процессе деятельности каждой компании образуется определенное количество документов. В том числе, бухгалтерских. Порядок их создания, хранения и уничтожения установлен действующим законодательством. Предусматривает оно и сроки, в течение которых компании должны обеспечить сохранность тех или иных юридически значимых актов.

К сожалению, практика свидетельствует о том, что далеко не все фирмы хорошо информированы на этот счет. Многие руководствуются ст. 29 ФЗ «О бухгалтерском учете», отсылающей желающих узнать о конкретных сроках хранения бухгалтерских документов к специализированным актам и устанавливающей минимальный пятилетний период. Усвоив хорошо только одну часть норму (про срок в 5 лет), некоторые компании не погружаются в дальнейшие тонкости и не пытаются выяснить более конкретную информацию.

Компетентный бухгалтер, разумеется, подобного себе не позволит, ведь он прекрасно знает, что это может грозить для представляемой им компании серьезными штрафными санкциями. Именно поэтому хороший специалист знает все о порядке и сроках хранения документов бухгалтерского учета, установленных законами и подзаконными актами. Но обо всем по порядку.

В первую очередь следует разобраться с местами хранения документов, которых несколько. Во-первых, это непосредственно бухгалтерия. Во-вторых, архив. До передачи бумаг последнему, они хранятся именно в бухгалтерии. Причем не просто у исполнителей, а в специальных запирающихся шкафах или даже отдельных помещениях. И в том, и в другом случае должны быть назначены ответственные за это лица. Обычно для них разрабатывается специальная инструкция, с которой специалистов знакомят под роспись. Бланки строгой отчетности хранятся всегда под замком. А текущая «первичка» - в отдельной папке в хронологическом порядке.

Что касается сроков, в течение которых фирма обязана обеспечивать сохранность тех или иных документов, то они установлены в различных законах и подзаконных актах. К примеру, бухгалтерам акционерных обществ следует изучить Положение о порядке и сроках хранения документов АО. Оно было утверждено Постановлением ФКЦБ РФ № 03-33/пс 16.07.2003г. Это документ узкой направленности, но есть и общие акты. Это уже упомянутый нами ФЗ «О бухгалтерском учете», а также Перечень типовых управленческих документов… с указанием сроком их хранения, утв. Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558.

Там в соответствующей главе установлены сроки хранения бухгалтерских документов. Они определяются следующими периодами – 1 год, 5 лет, 75 лет и постоянно. Необходимо отметить, что для большинства бухгалтерских актов минимальный срок хранения все же составляет не менее пяти лет.

Важно также грамотно рассчитывать установленный период. Отсчет его течения начинается на следующий после создания год, а не в момент создания. И это тоже важный и значимый аспект, который необходимо непременно принимать во внимание и учитывать.