В производство материалы отпускаются в соответствии с нормами их расхода на единицу продукции, установленными предприятием.

До начала месяца на основе этих норм и производственных программ цехов рассчитывается потребность в материалах для выполнения производственной программы по каждому цеху и виду продукции. При расчете потребность в материалах также учитываются остатки материалов, не израсходованных цехами.

Расчет потребности в материалах может изменяться в связи с изменением условий производства (уточнением объема незавершенного производства, изменением производственной программы, заменой материалов и т.д.). Основными документами, необходимыми для оформления отпуска материалов в производство, являются лимитно - заборные карты (типовая форма № М-8), применяемые при наличии лимитов отпуска материалов и требования - накладные (типовая форма № М-11), применяемые для учета движения материалов внутри предприятия между структурными подразделениями.

Лимитно - заборные карты выписывают, как правило, в двух экземплярах: один до начала месяца передают цеху - потребителю материалов, второй экземпляр - на склад. Материалы в производство отпускают со склада при предъявлении представителем цеха (участка) своего экземпляра лимитно - заборной карты, в которой должно быть указано требуемое количество материала. Списки лиц, уполномоченных получать материалы, с образцами их подписей заранее передают на склады. Лимитирование отпуска производится на основные и вспомогательные материалы и покупные полуфабрикаты. Сверх лимита материальные ценности отпускают только по особому требованию при наличии письменного разрешения директора, главного инженера или лиц, ими уполномоченных.

Накладную формы М-11 в двух экземплярах составляет материально ответственное лицо структурного подразделения, сдающего материальные ценности Один экземпляр служит сдающему структурному подразделению (складу) основанием для списания ценностей, а второй - принимающему структурному подразделению (складу) для оприходования ценностей. Накладную подписывают материально ответственные лица соответственно сдатчика и получателя и сдают в бухгалтерию для учета движения материалов.

Этими же накладными оформляются операции по сдаче на склад или в кладовую остатков из производства неизрасходованных материалов, ранее полученных по требованию. Получение материалов, необходимых для изготовления продукции взамен забракованной (или для исправления брака), оформляется тем же требованием, составленным на основании акта о браке, с указанием номера заказа, по которому исправляют забракованную продукцию.

Отходы материалов сдают на склады по приходным накладным или приходным ордерам (типовая форма № М-4) с указанием их количества. На основании накладных отходы приходуются бухгалтерией на счет материалов. В случае использования отходов для изготовления продукции отпуск их в производство оформляется оформляется требованием - накладной.

Поступающие в бухгалтерию первичные документы по расходу материалов после проверки правильности их заполнения группируют по цехам, счетам производств, статьям расходов по обслуживанию производства и управления.

Одним из основных расходных материалов для полиграфического предприятия, является бумага. Ее либо покупает само полиграфическое предприятие, либо предоставляет заказчик. Как правило, предприятие приобретает ту бумагу, которая лучше всего подходит для технологического оборудования, установленного на предприятии. Однако полиграфическое предприятие может приобретать бумагу и по заказу издательства, когда последнее выдвигает особые требования к бумаге, например, по плотности, белизне и т.д. Как правило, порядок материально - технического обеспечения производства (в том числе, обеспечение бумагой) оговаривается при заключении договора с заказчиком на выполнение работ.

Учет бумаги организуется по отдельным ее группам, например:
- мелованные бумаги,
- офсетные, газетные бумаги,
- натуральные бумаги.

Раздельный учет бумаги, прежде всего, связан с:
- правильным расчетом потребности в том или ином виде бумаги для тиража,
- организацией бухгалтерского учета бумаги.

Учет бумаги, самостоятельно закупленной полиграфическим предприятием осуществляется на счете 10 «Материалы», с/сч. «Сырье и материалы». Учет материалов на счете 10 «Материалы» организуется по местам хранения, видам бумаги и ее форматам. Натуральными показателями при учете могут выступать:
- количество листов бумаги,
- вес бумаги.

Что касается бумаги, передаваемой предприятию заказчиком, то право собственности на нее полиграфическому предприятию, осуществляющему переработку бумаги, не переходит (ст. 220 ГК РФ). Согласно Плану счетов бухгалтерского учета для обобщения информации о наличии и движении ценностей, временно находящихся в пользовании или распоряжении организаций, предназначены забалансовые счета. Для учета принятой в переработку бумаги заказчика (давальческого сырья) предназначен забалансовый счет 003 «Материалы, принятые в переработку», к которому могут быть открыты субсчета:
003-1 - «Бумага на складе»; 003-2 - «Бумага в производстве». Давальческие материалы (в данном случае - бумага) на складе учитываются в количественном выражении по номенклатурным номерам (наименованиям, маркам и т.д.) и заказчикам, а в целях бухгалтерского учета еще и в стоимостном выражении по цене, указанной передающей стороной в документах на ее передачу бумаги согласно п.14 ПБУ 5/01. При этом в себестоимость работ полиграфического предприятия, включаются затраты только по сортировке, переработке и доработке давальческих материалов. Учтенная на счете 003 «Материалы, принятые в переработку» стоимость бумаги в себестоимость продукции, работ полиграфического предприятия не включается.

Пример
Издательство передало полиграфическому предприятиию бумагу для выполения двух заказов. Стоимость бумаги, полученной предприятием для выполнения заказа № 1, cоставила 500 000 руб., для выполнения заказа № 2 - 295 000 рублей. Заказы выполнены полностью, полиграфическим предприятием представлены издательству отчеты о расходовании бумаги: по заказу № 1 - на сумму 500 000 руб., по заказу № 2 - на сумму 280 000 рублей.
Сэкономленная бумага по заказу № 2 передана на склад полиграфического предприятия и вместе с неиспользованной бумагой возвращена издательству.

Согласно ст.713 ГК РФ при выполнении работы с использованием материала заказчика подрядчик обязан использовать предоставленный заказчиком материал экономно и расчетливо, после окончания работы представить заказчику отчет об израсходовании материала, а также возвратить его остаток либо, с согласия заказчика, уменьшить цену работы с учетом стоимости остающегося у подрядчика неиспользованного материала. В данном случае полиграфическое предприятие возвращает сэкономленную и оставшуюся бумагу издательству.

В бухгалтерском учете предприятия указанные хозяйственные операции будут отражены следующим образом:

Содержание операции	Корреспонденция счетов		Сумма (руб.)	Первичный документ
	дебет	кредит
Поступила на склад бумага на заказ № 1	003-1	-	500 000	Договор на полиграфическое исполнение, Приходный ордер
Поступила на склад бумага на заказ № 2	003-1	-	295 000	Договор на полиграфическое исполнение, Приходный ордер
Отпущена бумага в производство на заказ № 1	003-2	003-1	500 000	Требование-накладная
Отпущена бумага в производство на заказ № 2	003-2	003-1	285 000	Лимитно-заборная карта
Списан фактический расход бумаги на заказ № 1	-	003-2	500 000	Отчет о расходе бумаги
Списан фактический расход бумаги на заказ № 2	-	003-2	280 000	Отчет о расходе бумаги
Сдана на склад и оприходована бумага, сэкономленная по заказу № 2 (285 000 – 280 000)	003-1	003-2	5 000	Приходный ордер
Возвращена издательству неиспользованная бумага на заказ № 2 (295 000 - 280 000)	-	003-1	15 000	Накладная

При организации учета и расчетов с заказчиками по бумаге большую роль играет порядок исчисления потребности в бумаге для выполнения заказа.

Ранее полиграфическими предприятиями применялась особая система метрических стоп для учета бумаги (учет типографской краски производился относительно учета бумаги). Одна метрическая стопа равнялась 1000 листам бумаги, по специальным таблицам веса метрических стоп различной бумаги и производился учет бумаги в килограммах.

Пример
Полиграфическое предприятие планирует напечатать книгу формата 84 х 108 объемом 50 печатных листов и тиражом 15 000 экземпляров. Использоваться будет бумага массой 60 г./1 кв. м. Вес метрической стопы бумаги формата 84 х 108 и плотности 1 кв. м 60 г.= 63,50
Расчет потребности в бумаге оформляется в два этапа.
Количество стоп = (количество печатных листов х тираж в тыс. экз.) / 2 = (50 х 15) / 2 = 375 стоп.
Вес бумаги (кг) = количество стоп х вес метрической стопы = 375 х 63,50 = 23 812,5 кг.
К рассчитанному количеству бумаги допускается прибавление резерва на отходы, который может составлять от 3,5 до 6,5% в зависимости от количества экземпляров (чем больше тираж, тем меньше процент резерва).
В настоящий момент большинство полиграфических предприятий принимает за единицу счета один лист бумаги формата А4. При этом следует учитывать, что бумага различается по плотности, цвету и качеству. Кроме того, от 5 до 10 процентов общего объема бумаги закладывается на брак.

Некоторые полиграфические предприятия производят учет расходных материалов не по количеству печатных листов, а по площади печати. Учет по количеству бумаги считается типографским, поскольку привязан к технологии производства и применим, как правило, для «поточных» работ, таких как распечатка текстов, копирования документов и пр.

Учет бумаги по площади печати используется для расчета ее потребности при печати фотографий, цветных изображений (в таком случае площадь печати вычисляется простым умножением высоты на ширину, а стоимость печати - умножением площади на тираж и количество краски, расходуемое на единицу площади).

В ряде случаев закупленная бумага не может быть использована для печати по причине обнаружившихся дефектов.
Если выявились дефекты собственной бумаги (по любым причинам - вариации оттенков (бумага такого оттенка в дальнейшем не будет уже использоваться), неправильное хранение (волнообразные или уплотненные края), дефекты, обнаружившиеся при печати (просвечивание, пробивание, стирание краски и т.п.)), бумага:
- подлежит дальнейшей реализации (по цене возможной реализации),
- списывается (в том числе за счет виновных лиц, в случае их выявления).

При дефектах бумаги, поставленной заказчиком, по результатам рассмотрения спора (претензии) бумага подлежит либо замене, либо возмещению за счет полиграфического предприятия (например, при неправильном хранении).