В отношении гербовых печатей законодательством предусмотрено, что изготовление печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации осуществляют только полиграфические и штемпельно-граверные предприятия, имеющие сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне ( п. 1 Постановления Правительства РФ от 27.12.1995г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением государственного герба Российской Федерации»).

Порядок использования, изготовления, хранения, уничтожения печатей с изображением герба субъектов РФ регулируется нормативными актами соответствующего субъекта (например, в Москве - Законом г. Москвы от 11.06.2003г. № 39 «О гербе города Москвы», Распоряжением мэра Москвы от 17.04.1998г. № 392-РМ «Об использовании изображения герба города Москвы, наименований «Правительство Москвы», «Мэрия Москвы», «Москва» на бланках документов, печатях, штампах, удостоверениях и вывесках органов исполнительной власти города и организаций городского подчинения»).

Иным является порядок изготовления печатей организаций, не имеющих права изображать государственную символику. Эта деятельность относится к полиграфической и лицензированию не подлежит.

В соответствии с п. 7 ст. 2 Федерального закона от 26.12.1995г № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» общество обязано иметь круглую печать. В печати должны быть указаны полное фирменное наименование общества на русском языке (включая организационно-правовую форму) и его местонахождение. В печати может быть также указано фирменное наименование общества на любом иностранном языке или языке народов Российской Федерации. Аналогичные требования содержатся и в п. 5 ст. 2 Закона от 08.02.1998г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью».

В печати индивидуального предпринимателя обязательно должны быть указаны фамилия, имя, отчество и место его государственной регистрации.

Реквизитом любой печати может являться номер свидетельства о государственной регистрации организации или частного предпринимателя.

В г.Москве существует возможность регистрации печати в городском реестре печатей с присвоением печати реестрового номера (Приказ Московской регистрационной палаты от 18.06.2003г. № 61). При этом, в соответствии с
Положением по ведению городского реестра печатей (Приложение № 1 к указанному Приказу № 61):
- утверждается эскиз печати (штампа);
- присваивается порядкововый номер каждой печати (штампу), состоящий из кода изготовителя печатей, двух последних цифр года изготовления и текущего порядкового номера по электронной базе данных городского Реестра печатей.

По факту утверждения эскиза за предприятием резервируется реестровый номер будущей печати. В декларации об изготовлении печати проставляется ее контрольный оттиск и указываются данные об изготовителе, его наименование, адрес, номер государственной регистрации изготовителя, наименование лицензирующего органа и дата выдачи лицензии на полиграфическую деятельность с указанием ее срока действия (если его деятельность подлежит лицензированию).

В соответствии со ст. 325 УК РФ похищение, уничтожение, повреждение или сокрытие печатей и штампов, совершенные из корыстной или иной личной заинтересованности, являются уголовно наказуемыми деяниями. Согласно ст. 327 УК РФ преследуется подделка, изготовление или сбыт поддельных печатей и штампов.

Принимая во внимание изложенное на полиграфических предприятиях должно уделяться большое внимание организации процесса изготовления и учета готовых печатей и штампов. Материально ответственные лица, связанные с изготовлением, приемом, хранением и выдачей готовых печатей и штампов, назначаются приказом руководителя организации. С ними в обязательном порядке должны быть заключены договоры о материальной ответственности.

Расходы полиграфического предприятия, связанные с изготовлением печатей и штампов являются расходами по обычным видам деятельности и отражаются по дебету счета 20 «Основное производство». При выдаче изготовленной печати заказчику в журнале регистрации выданных печатей и штампов проставляются контрольные оттиски.
Если в процессе изготовления печатей и штампов допускается брак, то такие печати и штампы уничтожаются в кратчайшие сроки со дня выявления брака.

Потери от брака отражаются полиграфическим предприятием по дебету счета 28 «Брак в производстве». По кредиту счета 28 «Брак в производстве» отражаются суммы, относимые на уменьшение потерь от брака, например, суммы, подлежащие удержанию с виновников брака или суммы, подлежащие взысканию с поставщиков за поставку некачественных материалов, в результате использования которых был получен брак.

Пример
При изготовлении печати по вине сотрудника был допущен производственный брак, о чем составлен соответствующий акт. По решению руководителя брак отнесен на счет сотрудника, допустившего ошибку. Для изготовления печати предприятием использовались: материалы на сумму 550 руб., оснастка стоимостью 2 500 руб., при этом оснастка не может быть использована повторно при изготовлении другой печати.

В бухгалтерском учете полиграфического предприятия укажанные операции отражаются следующими проводками:
- Дебет 28 «Брак в производстве», Кредит 20 «Основное производство» - 3 050 руб. - отражена общая сумма потерь от брака;
- Дебет 73 с/сч. «Расчеты по возмещению материального ущерба», Кредит 28 «Брак в производстве» - 3 050 руб. - отражена сумма потерь от брака, подлежащая взысканию с виновного сотрудника.