Для предупреждения утрат и хищений защищенной полиграфической продукции, полуфабрикатов изделий и печатных форм, несущих на себе защитные признаки будущего изделия, а также защитных материалов и технологий, используемых в процессе производства, при изготовлении защищенной полиграфической продукции должен быть организован и строго поддерживаться специальный режим, представляющий собой комплекс организационных, административных, охранных, инженерно-технических и технологических мер, осуществляемых лицензиатом в целях обеспечения комплексной системы безопасности.

Указанный порядок предусматривает определенные требования по:
- режиму охраны помещений (территории), используемых для осуществления деятельности по изготовлению защищенной полиграфической продукции всех уровней,
- порядку изготовления, приема, хранения, обработки, сдачи, отпуска, транспортировки и учета бумаги, полуфабрикатов печатных и формных изделий,
- обеспечению. достоверности учета изготовленной защищенной полиграфической продукции.

В целях обеспечения сохранности защищенной полиграфической продукции для полиграфических предприятий применяется единый порядок, а именно.

- Прием заказов на изготовление защищенной полиграфической продукции сопровождается проверкой полномочий у лица, действующего от имени заказчика, и соответствия реквизитов защищенной полиграфической продукции требованиям, утвержденным нормативными правовыми актами или в установленном ими порядке. Представленные документы (копии) хранятся на предприятии.

- Организуется учет специальной бумаги, полуфабрикатов, готовых печатных и формных изделий защищенных бланков и контроль за указанным учетом на всех участках производства и в местах хранения.

- Ведение учета специальной бумаги, полуфабрикатов, готовых печатных и формных изделий осуществляется в пронумерованной, прошнурованной, опломбированной и подписанной главным бухгалтером книге учета и карточках.

- Выдача спецбумаги и полуфабрикатов в производство, а также прием готовой продукции производится только полистным пересчетом (или другими способами, например, при использовании ролевой технологии печати, которые обеспечивают поэкземплярный подсчет готовой продукции) под контролем исполнителя и оформляется кладовщиком под расписку в книге учета, ведение которой регламентируется инструкцией по обеспечению режима, учета и сохранности производимой защищенной полиграфической продукции, утвержденной руководителем предприятия. Наличие указанной инструкции обязательно при изготовлении защищенной полиграфической продукции. Передача спецбумаги, полуфабрикатов и готовых изделий от одного исполнителя другому внутри цеха (или из цеха в цех) осуществляется только путем отражения их получения и передачи в соответствующих книгах учета. Спецбумага, полуфабрикаты и готовая продукция по окончании рабочей смены сдаются на хранение в кладовую по счету под расписку кладовщика в книге учета.

- Хранение полуфабрикатов, изделий и электронных носителей осуществляется в специально оборудованных для этого складах, кладовых, металлических шкафах с соблюдением условий, обеспечивающих их сохранность от хищения, потери и порчи.

- При обнаружении недостачи защищенной полиграфической продукции работниками лицензиата составляется акт, который передается руководству для принятия соответствующих мер, и принимаются меры к розыску недостающих изделий. О всех случаях утери, недостачи, хищения бланков ценных бумаг информация должна направляться в трехдневный срок в Федеральную налоговую службу. О всех случаях утери, хищения бланков защищенной полиграфической продукции, необходимой для допуска транспортных средств и водителей к участию в дорожном движении, информация должна направляться в трехдневный срок в МВД РФ.

- Уничтожение брака и полуфабрикатов должно осуществляться в специально оборудованных местах в присутствии не менее трех работников полиграфического предприятия (представителя бухгалтерии, руководителя участка, кладовщика) с составлением соответствующего акта.

- При выдаче защищенной полиграфической продукции, необходимой для допуска транспортных средств и водителей к участию в дорожном движении, заказчику предприятие обязано сообщить в МВД России в течение десяти дней с момента отгрузки (передачи) о количестве, типе и серии изготовленных бланков.

- Вся документация, связанная с изготовлением тиражей бланков ценных бумаг, книги учета заказов и образцы печатной продукции других защищенных от подделки бланков хранятся предприятием в течение 5 лет. Большой срок хранения может быть установлен договором предприятия с заказчиком.

Приложением № 4 к Приказу № 14н утверждена форма ежеквартального отчета о произведенной защищенной полиграфической продукции (за исключением бланков ценных бумаг).

При обеспечении сохранности и учета бланков строгого учета и строгой отчетности без использования защитных технологий на полиграфических предприятиях Министерство РФ по делам печати, телерадиовещания и средств массовых коммуникаций предлагает руководствоваться своим письмом от 16.05.2003г. № ц/4-19-146 (далее – Методические рекомендации).

Методические рекомендации не распространяются на:
- изготовление бланков строгого учета и строгой отчетности с использованием защитных технологий, подлежащих лицензированию,
- изготовление бланков общего назначения.

В целях применения указанных Методических рекомендаций к бланкам строгого учета и строгой отчетности относится бланочная печатная продукция, при изготовлении которой используется нумерационная печать, и иные виды бланков, утвержденные в качестве бланков строгого учета или строгой отчетности нормативными правовыми актами органов государственной власти РФ, органов государственной власти субъектов Федерации, органов местного самоуправления, решениями юридических лиц, а также отнесенные к таковым заказчиком.

В соответствии с настоящими Методическими рекомендациями с учетом конкретных условий производства и специфики выполняемых заказов полиграфическое предприятие самостоятельно разрабатывает инструкцию по обеспечению сохранности и учета изготавливаемых бланков строгого учета и строгой отчетности (далее – Инструкция). Инструкция утверждается руководителем предприятия (п. 1.5 Методических рекомендаций).

К Методическим рекомендациям прилагаются рекомендуемые формы первичной документации по оперативному учету бланков (Книга регистрации заказов и Акт на уничтожение). В зависимости от специфики и структуры предприятия, выпускающего бланки, могут разрабатываться дополнительные формы учетных документов.

За организацию производства и учета бланков ответственность несет руководитель полиграфпредприятия и ответственное лицо, назначаемое при необходимости приказом по полиграфпредприятию.

На ответственное лицо возлагаются:
- разработка совместно с заинтересованными подразделениями предприятия Инструкции по обеспечению сохранности бланков и организация проверок за установленным порядком их изготовления;
- контроль за текущими изменениями унифицированных (типовых) форм бланков строгого учета и строгой отчетности по группам бланков, изготавливаемых предприятием.

В соответствии с разделом II Методических рекомендаций полиграфические предприятия могут приступать к изготовлению тиража бланков строгого учета и отчетности при наличии подписанного заказчиком двухстороннего договора и подписанного заказчиком «в печать» образца с указанием в нем номеров и серий.

Все заказы на выпуск бланков строгого учета и строгой отчетности, а также выпуск бланков для дальнейшей перепродажи регистрируются в книге регистрации заказов на изготовление бланков. Книга регистрации заказов пронумеровывается, прошнуровывается, подписывается руководителем предприятия и главным бухгалтером и выдается соответствующему исполнителю.

В книге регистрации заказов не допускаются подчистки и исправления. Выявленная ошибка зачеркивается одной чертой и над ней делается правильная запись, указывается дата внесения изменения и роспись ответственного лица. Рекомендуемый срок хранения книги регистрации заказов бланков - 10 лет, но не менее срока, установленного для хранения бланков нормативными правовыми актами, регламентирующими тот вид деятельности, для реализации которого предназначены бланки. Рекомендуемый срок хранения подписанных заказчиком (при изготовлении бланков для последующих продаж - руководителем полиграфического предприятия) «в печать» образцов бланков - 1 год после передачи тиража заказчику или реализации последней партии бланков, изготовленных для продажи.

В соответствии с разделом III Методических рекомендаций порядок передачи, хранения полуфабрикатов, нумераторов и готовых форм и ответственные за его выполнение устанавливаются в зависимости от специфики организации производства и конкретных условий предприятия и фиксируются в инструкции по обеспечению сохранности бланков. На предприятии не допускается изготовление дубликатов бланков с повторяющимися сериями и номерами, сверхтиражной и неучтенной продукции

Формные изделия, которые пришли в негодность или в дальнейшем использоваться не будут, технические отходы печатного производства и печатный брак уничтожаются с составлением акта на уничтожение.

Передача готовой продукции на склад производится по накладной (форма № МХ-18).

Прием готовой продукции на склад производится путем проверки количества пачек, сохранности упаковки, в том числе качества обвязки, и ярлыков.

Выдача готовой продукции заказчику производится по доверенности (форма № М-2).

К продукции, выдаваемой заказчику, прилагается накладная или другая сопроводительная документация с указанием наименования бланков, их количества, серий, номеров и стоимости.

Инвентаризацию готовой продукции и нумераторов, форм и полуфабрикатов бланков, находящихся в цехах и на складах, рекомендуется производить не менее одного раза в год.